LA RECEPCIÓN DE UNA CLÍNICA

La recepción de una clínica: Puesto neurálgico para el crecimiento de la clínica y su correcta organización.

En toda clínica hay siempre un puesto de recepción, y en algunas ocasiones, no está ocupado por una persona en concreta, sino que es el propio personal de la clínica el que entra y sale de ella para hacer las tareas administrativas que en el puesto se realizan: Atender llamadas de teléfono, gestionar las peticiones de los pacientes a través de whatsapp, gestionar las citas de los pacientes programados en el día, o incluso para imprimir las agendas del día de los equipos de clínica.

Pero el puesto de la recepción de una clínica es mucho más que eso, la recepción de una clínica es el puente de mandos del transatlántico de una clínica desde dónde todo se programa, todo se controla, todo se supervisa y todo se dirige para que el día a día de tu clínica vaya bien.

Veamos algunos de los puntos más importantes, más allá de los administrativos, que debe realizar una experta recepcionista y que afecta al día a día de la clínica:

Canales de entrada de pacientes

La recepcionista debe gestionar todos los canales de entrada de pacientes a la clínica y debe hacerlo con rapidez y diligencia. Los canales de entrada siguen aumentando por lo que su gestión debe ser una prioridad para la recepción: RRSS, Whatsapp, llamadas, web, plataformas de citas, walking….

Gestión de agendas

Una correcta gestión de agendas hace del crecimiento de una clínica, y sobre todo un buen aprovechamiento de éstas hace disminuir los tiempos de espera de los pacientes. Disponer de una estrategia para la gestión de agendas es crucial para el crecimiento y organización de la clínica.

Recordatorios de citas

De todos es sabido de “los famosos recordatorios de citas”, que en muchas ocasiones hay que hacerlos de forma manual, a través de llamadas de teléfono y whatsapp, con el tiempo que esto conlleva.

Seguimientos a pacientes

Hoy en día el “vaivén” de las citas del día hace que la gestión correcta de una agenda se complique aún más, de ahí que las cancelaciones, los “no show” de los pacientes…sea otra labor tediosa en recepción.

Asignaciones de citas

Como punto importante de recepción es asignar las siguientes citas a los pacientes que acuden a la clínica, por lo que mientras estamos haciendo todas las tareas anteriores, debemos compaginarlas con la asignación de citas de los pacientes que acuden a la clínica. Todo esto directamente relacionado con la correcta gestión de agendas y su aprovechamiento para una optimización de las mismas.

Ventas complementarias

Un punto importante y de apoyo a las ventas de la clínica es el puesto de recepción, por dónde pasan todos los pacientes de la clínica y sobre los que se debe hacer siempre una venta complementaria al tratamiento que se esté realizando el paciente.

A todo lo anterior habrá que sumar el resto de tareas administrativas, cobros, financiaciones, mensajerías, archivo de documentación, etc… que demanda la actividad diaria.

"Por lo que el puesto de recepción ya no solo es atender las llamadas y a los pacientes que acuden a la clínica, sino a su vez es dar respuesta a los potenciales pacientes que están solicitando citas, así como llevar una correcta organización y estructura en las agendas de la clínica, coordinar con los equipos vinculantes las visitas de los pacientes, así como coordinar todas las agendas y pacientes del día siguiente."

Unas tareas afectan al crecimiento de la clínica y otras afectan a la organización y desarrollo del día a día de la clínica, por lo que es un puesto crucial, dónde disponer de personal formado y, con aptitudes y destrezas necesarias para el puesto.

Si a todo esto le sumamos que en muchas ocasiones disponemos de personal nuevo o sin experiencia, el caos en la clínica está servido: Tareas sin realizar, ir apagando fuegos uno tras otro, no llegar a todo lo que hace que se acumulen las tareas pendientes de realizar, pacientes que esperan a ser atendidos, teléfonos que suena y no se atiende, whatsapp sin responder tras varias horas……. En definitiva ir a “rebufo” de lo que la actividad de la clínica demanda, más que ir dirigiendo toda la actividad de la clínica.

¿En qué situación se encuentra la recepción de tu clínica? ¿Surfea las olas, o son las olas las que revuelcan a la recepción de la clínica un día tras otro?

LOS CHECKLIST DE COMPROBACIÓN

Un camino hacia el éxito en la gestión de clínica.

Hacer un checklist, también conocido como lista de comprobación de tareas, puede parecer sencillo, aunque, el éxito de sus resultados dependerá de su correcta ejecución.

A continuación te contamos todo lo que debes saber sobre los checklists para mejorar mucho más en tu desempeño diario y sobre todo repercuta en una buena gestión de clínica.

¿Qué es un checklist?

Checklist, cuya traducción literal en español es lista de comprobación, es un método de control que relaciona diversas tareas, actividades, ets…, que deben realizarse para alcanzar una buena gestión de clínica. De su éxito dependa su correcta realización.

¿Para qué sirve un checklist?

Las checklists tienen el objetivo de realizar unas comprobaciones para garantizar que no se olvide nada importante durante el día y que pueda afectar en la organización y/o gestión de una clínica médica.

Además, garantizan que todas las tareas se cumplen de una forma organizada.

¿Cuáles son los beneficios de los checklists en una clínica médica?

Los checklists de comprobación en una clínica médica son esenciales para supervisar la realización de las tareas diarias / semanales / mensuales dentro de una clínica médica, lo que nos beneficia en:

  • Ayudan a mantener la organización, pues proporcionan los detalles de cada paso de un proceso.

  • Contribuyen con la motivación de los colaboradores, ya que al finalizar cada una de las tareas el cerebro lo considera como una pequeña conquista, lo que libera dopamina y proporciona satisfacción.

  • Favorecen la delegación de tareas, dado que proporciona más confianza tanto para quien las delega como para quien las tiene que hacer.

  • Mejoran la productividad, una vez que, al seguir una lista, es posible optimizar el tiempo para cada tarea, permitiendo realizar muchas otras cosas.

  • Crea una rutina de trabajo, lo que hace que con el paso del tiempo los trabajos se realicen de forma sistemática.

  • Fomentan la creatividad, pues, al no tener que recordar los pasos importantes para realizar un proceso, es posible liberar la mente para tareas que requieren ser más creativos.

  • Colaboran con la reducción de errores, puesto que con todo listado es mucho más difícil equivocarse.

¿Cuáles son los tipos de checklists?

Los checlist de comprobación que se suelen usar en la gestión del día a día de una clínica médica son:

  • Checklist de tareas.- Son listas de comprobación en la que se relacionan todas las tareas que se han de realizar y su periodicidad serán en función de la obligatoriedad de la tarea.

  • Checklist de procesos.- Son las listas de comprobación sobre la cual se confirma la realización de un proceso así como en el orden establecido para ello.

  • Checklist de cumplimiento.- Son listas de comprobación en las que se registra el cumplimiento de un protocolo o sistematización de una tarea, para saber el grado de cumplimiento de la misma.

¿Cómo crear un checklist?

Para ayudarte a crear un checklist que proporcione los resultados esperados puedes seguir los siguientes pasos:

  1. Define lo que será verificado antes de empezar.

  2. Determina con qué frecuencia y en qué momentos se utilizará.

  3. Crea las etapas en que el checklist será aplicado.

  4. Especifica quiénes serán los responsables de efectuar el chequeo.

  5. Haz una prueba para ver si no falta nada o si hay algo que se pueda optimizar.

En definitiva, disponer de checklist de comprobación en una clínica médica contribuye a la buena gestión de clínica, así como repercute en la organización del trabajo, del equipo e impacta directamente en la Experiencia de tu paciente.

En INCLINIC contamos con herramientas de checklist Online, para que todo tu equipo acceda a ellos desde cualquier dispositivo móvil, y favorecer su realización. Y tú puedas comprobar su realización desde cualquier lugar incluso fuera de la clínica.

Y tú… ¿Cuáles checklist de comprobación tienes instaurados en tu clínica médica?

🔔 Si quieres tener un equipo coordinado y que todas las tareas se realicen en tiempo, para brindar la mejor experiencia a tu paciente;  contacta con nosotros, cuéntanos tu caso concreto y te asesoraremos en la mejor forma de optimizar tu clínica médica.