CONOCER EL NIVEL DE OCUPACIÓN DE SALAS MÉDICAS

CONOCER EL NIVEL DE OCUPACIÓN DE SALAS MÉDICAS

Una buena organización de clínica parte desde una buena estructura de agendas de todos los especialistas que compongan el equipo de profesionales de la clínica.

Te contamos algunos aspectos a tener en cuenta y como afectan:

 🔶 Es importante disponer de toda la información necesaria a la hora de una buena planificación de agendas, la cual afectará en el buen funcionamiento del día a día de la clínica.

 🔶 Una buena programación y distribución de agendas de profesionales repercutirá positivamente sobre la experiencia de tus pacientes.

 🔶 Analizar los flujos de pacientes a la clínica nos proporcionará una buena información de la distribución de las jornadas de especialidades.

 🔶 Trabajar de manera ordenada y controlando los flujos de pacientes a la clínica, dará una imagen de organización así como repercutirá en el buen hacer de tus equipos.

 🔶 Es importante tener controlado el aforo máximo de la sala de espera, para que no se acumulen pacientes, ya no solo por la programación de sus citas sobre el planning de agendas, sino habrá que tener en cuenta el posible retraso de consultas que pueda haber, lo que repercutirá en ello.

De ahí la importancia de una buena organización de agendas de especialistas de una clínica médica. Por ello disponer de un análisis de ocupación de salas médicas (cabinas y salas) nos permite saber el punto de partida de toda nuestra organización y programación de agendas, además nos permitirá conocer el potencial de crecimiento que dispone nuestra clínica médica.

Desde INCLINIC Healthcare Consulting te proporcionamos un análisis de Ocupación de salas de tu clínica médica, totalmente GRATUITO, para conocer el nivel de ocupación de especialidades médicas.

Haz click y obtén el informe de Ocupación de salas médicas.

LA RECEPCIÓN DE UNA CLÍNICA

La recepción de una clínica: Puesto neurálgico para el crecimiento de la clínica y su correcta organización.

En toda clínica hay siempre un puesto de recepción, y en algunas ocasiones, no está ocupado por una persona en concreta, sino que es el propio personal de la clínica el que entra y sale de ella para hacer las tareas administrativas que en el puesto se realizan: Atender llamadas de teléfono, gestionar las peticiones de los pacientes a través de whatsapp, gestionar las citas de los pacientes programados en el día, o incluso para imprimir las agendas del día de los equipos de clínica.

Pero el puesto de la recepción de una clínica es mucho más que eso, la recepción de una clínica es el puente de mandos del transatlántico de una clínica desde dónde todo se programa, todo se controla, todo se supervisa y todo se dirige para que el día a día de tu clínica vaya bien.

Veamos algunos de los puntos más importantes, más allá de los administrativos, que debe realizar una experta recepcionista y que afecta al día a día de la clínica:

Canales de entrada de pacientes

La recepcionista debe gestionar todos los canales de entrada de pacientes a la clínica y debe hacerlo con rapidez y diligencia. Los canales de entrada siguen aumentando por lo que su gestión debe ser una prioridad para la recepción: RRSS, Whatsapp, llamadas, web, plataformas de citas, walking….

Gestión de agendas

Una correcta gestión de agendas hace del crecimiento de una clínica, y sobre todo un buen aprovechamiento de éstas hace disminuir los tiempos de espera de los pacientes. Disponer de una estrategia para la gestión de agendas es crucial para el crecimiento y organización de la clínica.

Recordatorios de citas

De todos es sabido de “los famosos recordatorios de citas”, que en muchas ocasiones hay que hacerlos de forma manual, a través de llamadas de teléfono y whatsapp, con el tiempo que esto conlleva.

Seguimientos a pacientes

Hoy en día el “vaivén” de las citas del día hace que la gestión correcta de una agenda se complique aún más, de ahí que las cancelaciones, los “no show” de los pacientes…sea otra labor tediosa en recepción.

Asignaciones de citas

Como punto importante de recepción es asignar las siguientes citas a los pacientes que acuden a la clínica, por lo que mientras estamos haciendo todas las tareas anteriores, debemos compaginarlas con la asignación de citas de los pacientes que acuden a la clínica. Todo esto directamente relacionado con la correcta gestión de agendas y su aprovechamiento para una optimización de las mismas.

Ventas complementarias

Un punto importante y de apoyo a las ventas de la clínica es el puesto de recepción, por dónde pasan todos los pacientes de la clínica y sobre los que se debe hacer siempre una venta complementaria al tratamiento que se esté realizando el paciente.

A todo lo anterior habrá que sumar el resto de tareas administrativas, cobros, financiaciones, mensajerías, archivo de documentación, etc… que demanda la actividad diaria.

"Por lo que el puesto de recepción ya no solo es atender las llamadas y a los pacientes que acuden a la clínica, sino a su vez es dar respuesta a los potenciales pacientes que están solicitando citas, así como llevar una correcta organización y estructura en las agendas de la clínica, coordinar con los equipos vinculantes las visitas de los pacientes, así como coordinar todas las agendas y pacientes del día siguiente."

Unas tareas afectan al crecimiento de la clínica y otras afectan a la organización y desarrollo del día a día de la clínica, por lo que es un puesto crucial, dónde disponer de personal formado y, con aptitudes y destrezas necesarias para el puesto.

Si a todo esto le sumamos que en muchas ocasiones disponemos de personal nuevo o sin experiencia, el caos en la clínica está servido: Tareas sin realizar, ir apagando fuegos uno tras otro, no llegar a todo lo que hace que se acumulen las tareas pendientes de realizar, pacientes que esperan a ser atendidos, teléfonos que suena y no se atiende, whatsapp sin responder tras varias horas……. En definitiva ir a “rebufo” de lo que la actividad de la clínica demanda, más que ir dirigiendo toda la actividad de la clínica.

¿En qué situación se encuentra la recepción de tu clínica? ¿Surfea las olas, o son las olas las que revuelcan a la recepción de la clínica un día tras otro?

LOS CHECKLIST DE COMPROBACIÓN

Un camino hacia el éxito en la gestión de clínica.

Hacer un checklist, también conocido como lista de comprobación de tareas, puede parecer sencillo, aunque, el éxito de sus resultados dependerá de su correcta ejecución.

A continuación te contamos todo lo que debes saber sobre los checklists para mejorar mucho más en tu desempeño diario y sobre todo repercuta en una buena gestión de clínica.

¿Qué es un checklist?

Checklist, cuya traducción literal en español es lista de comprobación, es un método de control que relaciona diversas tareas, actividades, ets…, que deben realizarse para alcanzar una buena gestión de clínica. De su éxito dependa su correcta realización.

¿Para qué sirve un checklist?

Las checklists tienen el objetivo de realizar unas comprobaciones para garantizar que no se olvide nada importante durante el día y que pueda afectar en la organización y/o gestión de una clínica médica.

Además, garantizan que todas las tareas se cumplen de una forma organizada.

¿Cuáles son los beneficios de los checklists en una clínica médica?

Los checklists de comprobación en una clínica médica son esenciales para supervisar la realización de las tareas diarias / semanales / mensuales dentro de una clínica médica, lo que nos beneficia en:

  • Ayudan a mantener la organización, pues proporcionan los detalles de cada paso de un proceso.

  • Contribuyen con la motivación de los colaboradores, ya que al finalizar cada una de las tareas el cerebro lo considera como una pequeña conquista, lo que libera dopamina y proporciona satisfacción.

  • Favorecen la delegación de tareas, dado que proporciona más confianza tanto para quien las delega como para quien las tiene que hacer.

  • Mejoran la productividad, una vez que, al seguir una lista, es posible optimizar el tiempo para cada tarea, permitiendo realizar muchas otras cosas.

  • Crea una rutina de trabajo, lo que hace que con el paso del tiempo los trabajos se realicen de forma sistemática.

  • Fomentan la creatividad, pues, al no tener que recordar los pasos importantes para realizar un proceso, es posible liberar la mente para tareas que requieren ser más creativos.

  • Colaboran con la reducción de errores, puesto que con todo listado es mucho más difícil equivocarse.

¿Cuáles son los tipos de checklists?

Los checlist de comprobación que se suelen usar en la gestión del día a día de una clínica médica son:

  • Checklist de tareas.- Son listas de comprobación en la que se relacionan todas las tareas que se han de realizar y su periodicidad serán en función de la obligatoriedad de la tarea.

  • Checklist de procesos.- Son las listas de comprobación sobre la cual se confirma la realización de un proceso así como en el orden establecido para ello.

  • Checklist de cumplimiento.- Son listas de comprobación en las que se registra el cumplimiento de un protocolo o sistematización de una tarea, para saber el grado de cumplimiento de la misma.

¿Cómo crear un checklist?

Para ayudarte a crear un checklist que proporcione los resultados esperados puedes seguir los siguientes pasos:

  1. Define lo que será verificado antes de empezar.

  2. Determina con qué frecuencia y en qué momentos se utilizará.

  3. Crea las etapas en que el checklist será aplicado.

  4. Especifica quiénes serán los responsables de efectuar el chequeo.

  5. Haz una prueba para ver si no falta nada o si hay algo que se pueda optimizar.

En definitiva, disponer de checklist de comprobación en una clínica médica contribuye a la buena gestión de clínica, así como repercute en la organización del trabajo, del equipo e impacta directamente en la Experiencia de tu paciente.

En INCLINIC contamos con herramientas de checklist Online, para que todo tu equipo acceda a ellos desde cualquier dispositivo móvil, y favorecer su realización. Y tú puedas comprobar su realización desde cualquier lugar incluso fuera de la clínica.

Y tú… ¿Cuáles checklist de comprobación tienes instaurados en tu clínica médica?

🔔 Si quieres tener un equipo coordinado y que todas las tareas se realicen en tiempo, para brindar la mejor experiencia a tu paciente;  contacta con nosotros, cuéntanos tu caso concreto y te asesoraremos en la mejor forma de optimizar tu clínica médica.

PROTOCOLOS DE ACTUACIÓN Y ATENCIÓN AL PACIENTE: Un camino hacia una buena gestión de clínica médica.

Protocolos de actuación y Atención al paciente: Un camino hacia una buena gestión de una clínica médica.

El equipo humano dentro de una clínica necesita estar coordinado y sincronizado en todas sus directrices.

¿Te ha pasado que algunas veces las indicaciones o comentarios que realiza el personal responsable de la gestión con un paciente son contradictorios o no satisfacen las necesidades concretas del mismo?

En el ámbito de una clínica médica esto genera desacuerdos e incluso conflictos entre colegas y con los pacientes en general.
Esto sucede por varios motivos, entre los cuales destaca la falta de una serie de normas pautadas para hacer un seguimiento ante determinada situación. A esto se le conoce como protocolo de gestión clínica.

En este artículo te explicaremos qué es un protocolo de gestión clínica, su objetivo y te enseñaremos qué protocolos son necesarios para mejorar la calidad del servicio hacia el paciente.

¿Qué es la gestión de una clínica médica?

La gestión clínica se define como una estrategia que permite sistematizar y ordenar cada proceso de atención sanitaria de una forma adecuada y eficiente.

En otras palabras: La gestión clínica es usar los recursos intelectuales, humanos, tecnológicos, técnicos y organizativos para mejorar el cuidado de los pacientes y su seguimiento.

Esto se sustenta gracias a la participación de todo el personal con trabajo sincronizado, donde cada uno de ellos tiene un rol establecido y unas normas prediseñadas de modo que ninguna se contradiga o demuestre una imagen desorganizada.

Dicho de este modo, el protocolo de gestión clínica es el resultado de estas estrategias: Una serie de pasos a seguir por cada integrante del centro desde que el paciente entra a la consulta, diagnóstico y posterior tratamiento.

Objetivos de la gestión de una clínica médica

Los objetivos principales de la gestión de una clínica es optimizar los procesos que suceden día a día, administrar los recursos, materiales o productos y horas de trabajo de modo que la rentabilidad sea mayor, en resumidas cuentas se enfoca en la eficiencia.

Crear protocolos de gestión clínica es la manera más asertiva para organizar todo desde lo micro a lo macro sin interrupciones, incongruencias o malas interpretaciones.

Aquí todo el personal conoce su rol, sus funciones y las de los demás para hacer un verdadero trabajo en equipo.

También mediante los protocolos de gestión clínica se puede estandarizar la atención dependiendo de cada caso particular. Esto mejora la experiencia del paciente y ayuda a recolectar datos para mejorar este aspecto y construir un mejor perfil de patient persona.

Asimismo permite:

  • Establecer prioridades.
  • Definir y desarrollar mejores tratamientos.
  • Corregir desviaciones y casos complicados.
  • Solventar conflictos.
  • Mejorar la imagen de marca de la empresa.
  • Disminuir los tiempos de espera, formularios y papeleo legal, etc.

Aspectos sobre el paciente

Todo el protocolo de gestión clínica se ejecuta de forma paralela mientras el paciente hace el llamado Patient Journey map, es decir, el viaje que hace desde la primera visita, ya sea programada o de emergencia, su tratamiento y el seguimiento posterior.

Esto significa que el paciente necesita rellenar un formulario, programar citas, hacerse estudios, el tratamiento y todo lo necesario para solventar su necesidad.

El protocolo de gestión clínica dicta los pasos a seguir en cada uno de estos procesos para llevarlos a cabo de forma exitosa sin interrupciones de ningún tipo para que su experiencia sea la mejor posible.

Y a su vez el protocolo de gestión clínica pauta las directrices a tomar dependiendo de cada caso, que siempre será distinto en cada paciente, desde una primera cita de un paciente a una clínica médica hasta la actuación del equipo médico.

Tu personal siempre sabrá qué pasos seguir, cómo tratar a cada paciente de forma eficiente y mostrar una imagen cien por cien profesional en todo momento.

Recuerda que este es el objetivo principal de tu organización: Hacer uso de herramientas, materiales o productos, talento humano e infraestructura para satisfacer las necesidades del paciente.

¿Qué protocolos son necesarios para mejorar la experiencia del paciente?

Con todo esto dicho… ¿Qué protocolo de gestión clínica es el mejor para mejorar el viaje de experiencia del paciente? Toma nota de estos 5 consejos para mejorar tu gestión clínica:

1. Mejora la calidad de asistencia

Unificar todos los criterios entre los integrantes de tu equipo ofrecerá una visión más general.

Los protocolos de gestión clínica que contemplan todos los aspectos del patient journey map están más preparados para solucionar problemas y dar respuestas más acertadas orientadas a una mejor experiencia del paciente, lo que es igual a una mejor calidad de servicio.

Incluso puedes acortar los periodos de atención y simplificar pasos burocráticos que siempre generan puntos de tensión entre el paciente y la clínica, en específico aquellos relacionados con el presupuesto de su tratamiento y programación de citas.

2. Diseña un cuadro de mando

Un protocolo de gestión clínica requiere definir la función de cada integrante del equipo. Esto permite trabajar de una forma más ordenada, reduce procedimientos innecesarios y se convierte en una carta de éxito en la toma de decisiones que afecten tanto al paciente como a la clínica.

El cuadro de mando también da una imagen de empresa orientada en la excelencia, con respuestas concretas y tratamientos efectivos, justo lo que el paciente necesita y quiere.

3. Disminuye los conflictos

Al definir las funciones cada miembro del equipo sabe qué hacer y qué no. Dónde empieza y acaba su trabajo.

Esto disminuye las contradicciones o contraórdenes que no solo entorpecen el tratamiento, también afectan de forma directa a la imagen de la organización.

4. Mantén a tu equipo motivado

Cuando existe un protocolo de gestión clínica bien definido, se evita el trabajo extra y cada profesional tiene metas, funciones y objetivos claros.

Esto se traduce en una mayor efectividad en su trabajo, genera un ambiente más agradable y a su vez los mantiene motivados porque comprenden que cada uno de ellos forma parte de una gestión de trabajo en equipo.

5. Analizar y medir los resultados

Con el protocolo de gestión clínica es posible cuantificar y analizar los resultados de cada paciente, aportando valiosos datos que complementarán el perfil de patient persona y mejoran el patient journey map.

El análisis de estos datos permite una toma de decisiones de forma objetiva e inteligente para mejorar aún más la gestión clínica y ofrecer una mejor calidad de servicio.

GESTIONAR EL PERSONAL DE TU CLÍNICA MÉDICA

Cómo sacar el mayor partido a cada uno de tus colaboradores.

La mayoría de clínicas médicas son propiedad de profesionales que a su vez prestan servicios asistenciales y es en ello en lo que más enfocan su atención, descuidando la gestión de la clínica y a su personal.

Desde INCLINIC, te recomendamos:

💱 Establece protocolos de puestos de trabajo: de esta forma se hace una efectiva división del trabajo.


💱 Actúa como líder: así motivaras a tu equipo y marcarás las pautas para la realización del trabajo.


💱 Define cultura empresarial: de esta forma sabrás hacia dónde quieres ir y cuáles son los objetivos.


💱 Motiva al personal: hazlos parte de tu clínica médica.


💱 Define planes de formación para el equipo: esto influye en la fidelización de tu personal.


💱 Analiza a cada colaborador: no todos son iguales y se pueden potenciar las fortalezas.


💱 Construye un clima laboral agradable: es importante que los colaboradores se sientan cómodos y a la hora de dar el feedback que sea de forma constructiva.

En INCLINIC Healthcare Consulting ayudamos a las Clínicas Médicas a ser mucho más productivas; haciéndolas crecer en pacientes y en rentabilidad.

¿Eres de los que piensa que a tu clínica médica se puede optimizar mucho más y, hacerla más rentable y productiva?

Contáctanos y hablaremos de todo lo necesario en base a tus necesidades concretas.