Para dirigir una clínica hacia buen puerto, hacen falta herramientas que indiquen si está en el camino correcto.
En un entorno tan cambiante y complejo como el actual es necesario comparar periódicamente los resultados obtenidos en relación a los fijados, esto permitirá averiguar si existen desviaciones negativas para poder reaccionar a tiempo.
En este sentido, se utilizan los KPIs. Un KPI es un acrónimo formado por las iniciales de los términos: Key Performance Indicator, que se traduce como indicador clave de desempeño o indicadores de gestión.
Los KPIs son métricas que ayudan a identificar el rendimiento de una determinada acción o estrategia. En el caso de clínica de medicina estética, se enfocarán a aquellos aspectos relativos al desempeño que resulten claves para lograr el éxito de la misma.
Estas unidades de medida indican el nivel de desempeño en base a los objetivos que se han fijado con anterioridad.
Características que debe tener un KPI
Deben cumplir las mismas características que los objetivos de la estrategia, habitualmente se asocian a las que responden a las siglas SMART:
Específicos (Specific): Han de ser específicos y concretos.
Medibles (Measurable): Como su propia definición implica.
Alcanzable (Achievable):Los objetivos planteados a la hora de establecer los KPIs tienen que ser creíbles, realistas y alcanzables.
Relevante (Relevant): En ocasiones el exceso de información puede ser un problema y contamos con muchos KPIs donde elegir pero solo unos pocos nos dan información de interés.
A tiempo (Timely): En el sentido de que debe poder hacerse un seguimiento en el tiempo. Deben ajustarse a unos plazos de tiempo razonables. Por ejemplo, si el objetivo es aumentar las ventas en un 15 % en el primer trimestre del año no se puede usar como KPI el número de ventas anuales.
Es importante que:
Los datos de los que dependen los KPIs sean consistentes y correctos.
Estos datos estén disponibles a tiempo.
KPIS más importantes en la gestión de una clínica médica
En la gestión de una clínica médica hay una seria de preguntas que hay que realizar para saber qué aprovechamiento comercial tiene. Si hacemos la comparativa en la medición de los KPIs, con una buen diagnóstico médico, la anamnesis es fundamental para una buen diagnóstico. Por ello la necesidad de conocer los KPIs de aprovechamiento comercial, para saber en qué situación se encuentra una clínica médica y qué medidas tomar para su optimización.
A continuación vamos a detallar los principales KPIs que se deben manejar en una clínica médica:
# primeras consultas: Número de primeras consultas que genera la clínica con las distintas acciones de captación que tiene puesta en marcha.
% PN: % de pacientes nuevos agendados que NO acuden a su cita programada.
% Conversión pacientes nuevos: % de pacientes nuevos que se quedan en la clínica, respecto al total de primeras consultas realizadas.
% conversión de pto aceptados: % de presupuestos aceptados que conseguimos captar respecto al total de presupuestos entregados.
Presupuestado medio: Media en € de todos los presupuestos entregados en las primeras consultas.
Ticket medio de venta: Cantidad media en € que los nuevos pacientes se gastan en la clínica.
¿Qué nos aporta cada KPI?
Los KPIs en sí son números los cuales en base a sus medidas nos aportan su valor para lo que fueron diseñados.
Veamos qué aporta cada KPIs que hemos visto anteriormente en la gestión de una clínica médica:
# primeras consultas: Nos indica si el volumen de primeras consultas captado es el optimo para conseguir buenos niveles de facturación.
% PN: Este KPI nos aporta el correcto funcionamiento de nuestra recepción en cuanto a la gestión comercial de las primeras consultas.
% Conversión pacientes nuevos: Saber cuánto de efectivo es nuestro proceso comercial es fundamental, por ello la importancia de conocer este KPIs.
% conversión de pto aceptados: En una clínica médica no todo son los pacientes nuevos, por ello saber qué cantidad de presupuestos entregados se convierten en ventas en fundamental para controlar el aprovechamiento del volumen de oportunidades de ventas que se tenga.
Presupuestado medio: Conocer el valor por el que presupuestamos en una clínica médica, no indica si los tratamientos que se están realizando los pacientes, son tratamientos integrales o simplemente tratamientos de algo concreto. Ofrecer tratamientos integrales a los pacientes aporta un valor diferencial muy alto respecto a otras clínicas.
Ticket medio de venta: Conocer cuánto se gastan los pacientes en una clínica, indica el potencial de crecimiento que tiene la clínica y sus pacientes.
Todos estos KPIs son fundamentales para medir el buen desarrollo de la clínica, así como saber el nivel de aprovechamiento de pacientes en relación a las campañas de captación que una clínica médica tenga puesta en marcha.
Si quieres saber el aprovechamiento comercial que tiene tu clínica, además de saber cómo optimizarlos, es el momento de pasar a la acción. Contacta con nosotros y te analizaremos tu situación, así como te daremos las indicaciones oportunas para el mejor aprovechamiento de pacientes.
