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LOS CHECKLIST DE COMPROBACIÓN

Un camino hacia el éxito en la gestión de clínica.

Hacer un checklist, también conocido como lista de comprobación de tareas, puede parecer sencillo, aunque, el éxito de sus resultados dependerá de su correcta ejecución.

A continuación te contamos todo lo que debes saber sobre los checklists para mejorar mucho más en tu desempeño diario y sobre todo repercuta en una buena gestión de clínica.

¿Qué es un checklist?

Checklist, cuya traducción literal en español es lista de comprobación, es un método de control que relaciona diversas tareas, actividades, ets…, que deben realizarse para alcanzar una buena gestión de clínica. De su éxito dependa su correcta realización.

¿Para qué sirve un checklist?

Las checklists tienen el objetivo de realizar unas comprobaciones para garantizar que no se olvide nada importante durante el día y que pueda afectar en la organización y/o gestión de una clínica médica.

Además, garantizan que todas las tareas se cumplen de una forma organizada.

¿Cuáles son los beneficios de los checklists en una clínica médica?

Los checklists de comprobación en una clínica médica son esenciales para supervisar la realización de las tareas diarias / semanales / mensuales dentro de una clínica médica, lo que nos beneficia en:

  • Ayudan a mantener la organización, pues proporcionan los detalles de cada paso de un proceso.

  • Contribuyen con la motivación de los colaboradores, ya que al finalizar cada una de las tareas el cerebro lo considera como una pequeña conquista, lo que libera dopamina y proporciona satisfacción.

  • Favorecen la delegación de tareas, dado que proporciona más confianza tanto para quien las delega como para quien las tiene que hacer.

  • Mejoran la productividad, una vez que, al seguir una lista, es posible optimizar el tiempo para cada tarea, permitiendo realizar muchas otras cosas.

  • Crea una rutina de trabajo, lo que hace que con el paso del tiempo los trabajos se realicen de forma sistemática.

  • Fomentan la creatividad, pues, al no tener que recordar los pasos importantes para realizar un proceso, es posible liberar la mente para tareas que requieren ser más creativos.

  • Colaboran con la reducción de errores, puesto que con todo listado es mucho más difícil equivocarse.

¿Cuáles son los tipos de checklists?

Los checlist de comprobación que se suelen usar en la gestión del día a día de una clínica médica son:

  • Checklist de tareas.- Son listas de comprobación en la que se relacionan todas las tareas que se han de realizar y su periodicidad serán en función de la obligatoriedad de la tarea.

  • Checklist de procesos.- Son las listas de comprobación sobre la cual se confirma la realización de un proceso así como en el orden establecido para ello.

  • Checklist de cumplimiento.- Son listas de comprobación en las que se registra el cumplimiento de un protocolo o sistematización de una tarea, para saber el grado de cumplimiento de la misma.

¿Cómo crear un checklist?

Para ayudarte a crear un checklist que proporcione los resultados esperados puedes seguir los siguientes pasos:

  1. Define lo que será verificado antes de empezar.

  2. Determina con qué frecuencia y en qué momentos se utilizará.

  3. Crea las etapas en que el checklist será aplicado.

  4. Especifica quiénes serán los responsables de efectuar el chequeo.

  5. Haz una prueba para ver si no falta nada o si hay algo que se pueda optimizar.

En definitiva, disponer de checklist de comprobación en una clínica médica contribuye a la buena gestión de clínica, así como repercute en la organización del trabajo, del equipo e impacta directamente en la Experiencia de tu paciente.

En INCLINIC contamos con herramientas de checklist Online, para que todo tu equipo acceda a ellos desde cualquier dispositivo móvil, y favorecer su realización. Y tú puedas comprobar su realización desde cualquier lugar incluso fuera de la clínica.

Y tú… ¿Cuáles checklist de comprobación tienes instaurados en tu clínica médica?

🔔 Si quieres tener un equipo coordinado y que todas las tareas se realicen en tiempo, para brindar la mejor experiencia a tu paciente;  contacta con nosotros, cuéntanos tu caso concreto y te asesoraremos en la mejor forma de optimizar tu clínica médica.

PROTOCOLOS DE ACTUACIÓN Y ATENCIÓN AL PACIENTE: Un camino hacia una buena gestión de clínica médica.

Protocolos de actuación y Atención al paciente: Un camino hacia una buena gestión de una clínica médica.

El equipo humano dentro de una clínica necesita estar coordinado y sincronizado en todas sus directrices.

¿Te ha pasado que algunas veces las indicaciones o comentarios que realiza el personal responsable de la gestión con un paciente son contradictorios o no satisfacen las necesidades concretas del mismo?

En el ámbito de una clínica médica esto genera desacuerdos e incluso conflictos entre colegas y con los pacientes en general.
Esto sucede por varios motivos, entre los cuales destaca la falta de una serie de normas pautadas para hacer un seguimiento ante determinada situación. A esto se le conoce como protocolo de gestión clínica.

En este artículo te explicaremos qué es un protocolo de gestión clínica, su objetivo y te enseñaremos qué protocolos son necesarios para mejorar la calidad del servicio hacia el paciente.

¿Qué es la gestión de una clínica médica?

La gestión clínica se define como una estrategia que permite sistematizar y ordenar cada proceso de atención sanitaria de una forma adecuada y eficiente.

En otras palabras: La gestión clínica es usar los recursos intelectuales, humanos, tecnológicos, técnicos y organizativos para mejorar el cuidado de los pacientes y su seguimiento.

Esto se sustenta gracias a la participación de todo el personal con trabajo sincronizado, donde cada uno de ellos tiene un rol establecido y unas normas prediseñadas de modo que ninguna se contradiga o demuestre una imagen desorganizada.

Dicho de este modo, el protocolo de gestión clínica es el resultado de estas estrategias: Una serie de pasos a seguir por cada integrante del centro desde que el paciente entra a la consulta, diagnóstico y posterior tratamiento.

Objetivos de la gestión de una clínica médica

Los objetivos principales de la gestión de una clínica es optimizar los procesos que suceden día a día, administrar los recursos, materiales o productos y horas de trabajo de modo que la rentabilidad sea mayor, en resumidas cuentas se enfoca en la eficiencia.

Crear protocolos de gestión clínica es la manera más asertiva para organizar todo desde lo micro a lo macro sin interrupciones, incongruencias o malas interpretaciones.

Aquí todo el personal conoce su rol, sus funciones y las de los demás para hacer un verdadero trabajo en equipo.

También mediante los protocolos de gestión clínica se puede estandarizar la atención dependiendo de cada caso particular. Esto mejora la experiencia del paciente y ayuda a recolectar datos para mejorar este aspecto y construir un mejor perfil de patient persona.

Asimismo permite:

  • Establecer prioridades.
  • Definir y desarrollar mejores tratamientos.
  • Corregir desviaciones y casos complicados.
  • Solventar conflictos.
  • Mejorar la imagen de marca de la empresa.
  • Disminuir los tiempos de espera, formularios y papeleo legal, etc.

Aspectos sobre el paciente

Todo el protocolo de gestión clínica se ejecuta de forma paralela mientras el paciente hace el llamado Patient Journey map, es decir, el viaje que hace desde la primera visita, ya sea programada o de emergencia, su tratamiento y el seguimiento posterior.

Esto significa que el paciente necesita rellenar un formulario, programar citas, hacerse estudios, el tratamiento y todo lo necesario para solventar su necesidad.

El protocolo de gestión clínica dicta los pasos a seguir en cada uno de estos procesos para llevarlos a cabo de forma exitosa sin interrupciones de ningún tipo para que su experiencia sea la mejor posible.

Y a su vez el protocolo de gestión clínica pauta las directrices a tomar dependiendo de cada caso, que siempre será distinto en cada paciente, desde una primera cita de un paciente a una clínica médica hasta la actuación del equipo médico.

Tu personal siempre sabrá qué pasos seguir, cómo tratar a cada paciente de forma eficiente y mostrar una imagen cien por cien profesional en todo momento.

Recuerda que este es el objetivo principal de tu organización: Hacer uso de herramientas, materiales o productos, talento humano e infraestructura para satisfacer las necesidades del paciente.

¿Qué protocolos son necesarios para mejorar la experiencia del paciente?

Con todo esto dicho… ¿Qué protocolo de gestión clínica es el mejor para mejorar el viaje de experiencia del paciente? Toma nota de estos 5 consejos para mejorar tu gestión clínica:

1. Mejora la calidad de asistencia

Unificar todos los criterios entre los integrantes de tu equipo ofrecerá una visión más general.

Los protocolos de gestión clínica que contemplan todos los aspectos del patient journey map están más preparados para solucionar problemas y dar respuestas más acertadas orientadas a una mejor experiencia del paciente, lo que es igual a una mejor calidad de servicio.

Incluso puedes acortar los periodos de atención y simplificar pasos burocráticos que siempre generan puntos de tensión entre el paciente y la clínica, en específico aquellos relacionados con el presupuesto de su tratamiento y programación de citas.

2. Diseña un cuadro de mando

Un protocolo de gestión clínica requiere definir la función de cada integrante del equipo. Esto permite trabajar de una forma más ordenada, reduce procedimientos innecesarios y se convierte en una carta de éxito en la toma de decisiones que afecten tanto al paciente como a la clínica.

El cuadro de mando también da una imagen de empresa orientada en la excelencia, con respuestas concretas y tratamientos efectivos, justo lo que el paciente necesita y quiere.

3. Disminuye los conflictos

Al definir las funciones cada miembro del equipo sabe qué hacer y qué no. Dónde empieza y acaba su trabajo.

Esto disminuye las contradicciones o contraórdenes que no solo entorpecen el tratamiento, también afectan de forma directa a la imagen de la organización.

4. Mantén a tu equipo motivado

Cuando existe un protocolo de gestión clínica bien definido, se evita el trabajo extra y cada profesional tiene metas, funciones y objetivos claros.

Esto se traduce en una mayor efectividad en su trabajo, genera un ambiente más agradable y a su vez los mantiene motivados porque comprenden que cada uno de ellos forma parte de una gestión de trabajo en equipo.

5. Analizar y medir los resultados

Con el protocolo de gestión clínica es posible cuantificar y analizar los resultados de cada paciente, aportando valiosos datos que complementarán el perfil de patient persona y mejoran el patient journey map.

El análisis de estos datos permite una toma de decisiones de forma objetiva e inteligente para mejorar aún más la gestión clínica y ofrecer una mejor calidad de servicio.

GESTIONAR EL PERSONAL DE TU CLÍNICA MÉDICA

Cómo sacar el mayor partido a cada uno de tus colaboradores.

La mayoría de clínicas médicas son propiedad de profesionales que a su vez prestan servicios asistenciales y es en ello en lo que más enfocan su atención, descuidando la gestión de la clínica y a su personal.

Desde INCLINIC, te recomendamos:

💱 Establece protocolos de puestos de trabajo: de esta forma se hace una efectiva división del trabajo.


💱 Actúa como líder: así motivaras a tu equipo y marcarás las pautas para la realización del trabajo.


💱 Define cultura empresarial: de esta forma sabrás hacia dónde quieres ir y cuáles son los objetivos.


💱 Motiva al personal: hazlos parte de tu clínica médica.


💱 Define planes de formación para el equipo: esto influye en la fidelización de tu personal.


💱 Analiza a cada colaborador: no todos son iguales y se pueden potenciar las fortalezas.


💱 Construye un clima laboral agradable: es importante que los colaboradores se sientan cómodos y a la hora de dar el feedback que sea de forma constructiva.

En INCLINIC Healthcare Consulting ayudamos a las Clínicas Médicas a ser mucho más productivas; haciéndolas crecer en pacientes y en rentabilidad.

¿Eres de los que piensa que a tu clínica médica se puede optimizar mucho más y, hacerla más rentable y productiva?

Contáctanos y hablaremos de todo lo necesario en base a tus necesidades concretas.

EL PATIENT JOURNEY: ¿Cómo definir el viaje del paciente en nuestra clínica médica?

En la actualidad más allá de la calidad del servicio se habla mucho sobre la satisfacción del cliente.

El aspecto clínico no es la excepción y es un factor determinante para la imagen de una empresa o institución.

Esto es medible y analizable para ver los puntos resaltantes, de este modo se pueden elaborar estrategias enfocadas en satisfacer las necesidades del paciente y mejorar así la calidad del servicio brindado.

A este recurso de marketing se le llama: Mapa de experiencia del paciente, o en inglés Patient Journey map. Descubre qué es, su objetivo, beneficios y cómo crear uno propio para aplicarlo en tu institución.

¿Qué es el Patient Journey Map?

El patient Journey Map es un recurso que analiza todo el proceso que hace un paciente, desde la puesta en contacto con la clínica, su primera consulta, el diagnóstico, el plan de tratamiento y el logro de un resultado satisfactorio para ambas partes.

Este mapa de viaje del paciente se enfoca en los puntos de contacto entre éste y la clínica médica.

¿Cuál es el objetivo del Patient Journey Map?

Para garantizar una atención al paciente de calidad hay que tener en cuenta todos los factores que lo conforman, además del aspecto clínico también es importante saber qué espera el paciente.

Realizar un mapa de la experiencia del paciente identifica los puntos de fricción y conflicto desde su perspectiva y ayuda a mejorar dichos puntos débiles. Mejora la comunicación paciente-médico y agiliza procesos que de otro modo resultan tediosos y negativos.

Gracias a esto será más fácil elaborar estrategias enfocadas en atender de forma personalizada las diversas necesidades individuales de los pacientes, con mayor empatía y obteniendo mejores resultados en satisfacción general.

Beneficios del Patient Journey Map

Cuando se establece un buen mapa de experiencia del paciente se hacen notables ciertos aspectos positivos como:

  • Una mejor comunicación con el paciente en todas las etapas de contacto con la clínica. Reforzando la calidad de atención.
  • Disminución de la tasa de mal servicio: Tener claras las etapas de la experiencia del paciente hace que disminuyan los puntos de fricción que resultan en conflictos y malas experiencias.
  • Identifica y simplifica los puntos de dolor: Factores como tiempos de espera, falta de claridad en la explicación de diagnósticos o un trato impersonal y poco empático son algunos, esto ayuda a mejorar la calidad del servicio en general.
  • Optimización del trabajo: Una buena estructura garantiza un flujo de trabajo constante, sin puntos ciegos y permite anticiparse a posibles problemas y sugerir alternativas que satisfagan a todas las partes.
  • Sistema de retroalimentación: El patient Journey Map da voz al paciente para expresar sus inquietudes y sugerencias sobre cómo mejorar el servicio. Esto mejora la imagen de tu institución además de mantenerte actualizado con las mejores formas para satisfacer las necesidades individuales de tus pacientes más allá de lo clínico.
  • Reduce costes y aumenta lealtad: Refinar tareas innecesarias para mejorar la experiencia del paciente derivará en un paciente feliz, que te recomendará a sus amigos o compartirá su experiencia en sus redes sociales.

¿Cómo crear un mapa de experiencia del paciente?

Para elaborar tu propio patient journey map que te permita brindar una mejor calidad de servicio deberás tener en cuenta estos 5 consejos:

1. Ponte en el lugar del paciente

Empieza siempre identificándoles y describiéndoles con el mayor detalle posible basándote en estas preguntas:

  • ¿Cuál es su necesidad? Parte de un aspecto general y poco a poco ve construyendo perfiles específicos.
  • ¿Cuáles son sus medios de comunicación? Ya sea presencial o digital, por mensajes de texto, videollamada o chat.
  • ¿Cuáles son sus temores constantes? Respecto al diagnóstico, tratamiento, medicamentos y contraindicaciones.
  • ¿Cómo se siente? Sus frustraciones y molestias derivan del malestar de su dolencia.

Carece de sentido profundizar un mapa de experiencia de paciente individual para cada uno, pero puedes elaborar perfiles de “patient persona” es decir, basados en el tipo de visita que realice, especialidad o tipo de tratamiento, esto te ayudará a elaborar mejores perfiles.

2. Prepárate para la activación del paciente

Cuando nos referimos a la activación del paciente, tenemos en cuenta los factores que le permiten acceder a tus servicios.

  • ¿Es fácil para ellos acudir a tus instalaciones?
  • ¿Es sencillo concertar una cita con horarios ajustados a sus necesidades?
  • ¿Hay un seguimiento sobre sus citas?
  • ¿Tienes un sistema que ayuda a los pacientes a prepararse para la cita, o completar el formulario con antelación para ahorrar tiempo en la consulta?

3. Activación del proveedor

También llamada “fase previa a la llegada” tiene que ver con los preparativos que tienen tus instalaciones para la llegada de un paciente.

El objetivo es tener un sistema que asegure que todo esté listo: Papeleo, formularios y registros necesarios listos para la firma o con un formulario online que se rellene con antelación.

La comunicación proactiva para dar bienvenida a nuevos pacientes, así como la información valiosa sobre su tratamiento de una forma sencilla y práctica. Esto es muy importante para pacientes que no conozcan sobre los métodos y procesos que se llevarán a cabo.

4. Encuentro

Esta fase es una de las más importantes, el paciente está ahora interactuando cara a cara.

¿Apoyas las necesidades del paciente más allá del diagnóstico y tratamiento?  ¿Es fácil y agradable su experiencia? ¿Cómo es el proceso de seguimiento de su tratamiento?

Es importante que tengas estos datos en cuenta para construir un patient journey map más empático y enfocado a satisfacer no solo su necesidad médica, sino también a atender sus factores de estrés e incluso de autoestima derivados de su aflicción.

5. Fidelización de pacientes

Un paciente satisfecho es un paciente que vuelve y trae otros. Así que el servicio post tratamiento es importante. ¿Cómo agradeces a tus pacientes por la elección de tu clínica? ¿Tratas a tus clientes como auténticos VIP incluso después de finalizado el tratamiento?

Lo más relevante es elaborar estrategias que conviertan a tus pacientes en defensores y presciptores de tu marca y la prefieran cada vez que tengan alguna necesidad.

A esto se le llama Engaging o fidelización y mientras mejor sea la experiencia del paciente más engaging tendrá en tu propuesta de marca.

¿Estás aplicando estas estrategias en tu propuesta de valor? Comienza desde hoy a elaborar tu propio Patient Journey Map y lleva tu calidad de servicio al siguiente nivel alcanzando la excelencia.