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LOS CHECKLIST DE COMPROBACIÓN

Un camino hacia el éxito en la gestión de clínica.

Hacer un checklist, también conocido como lista de comprobación de tareas, puede parecer sencillo, aunque, el éxito de sus resultados dependerá de su correcta ejecución.

A continuación te contamos todo lo que debes saber sobre los checklists para mejorar mucho más en tu desempeño diario y sobre todo repercuta en una buena gestión de clínica.

¿Qué es un checklist?

Checklist, cuya traducción literal en español es lista de comprobación, es un método de control que relaciona diversas tareas, actividades, ets…, que deben realizarse para alcanzar una buena gestión de clínica. De su éxito dependa su correcta realización.

¿Para qué sirve un checklist?

Las checklists tienen el objetivo de realizar unas comprobaciones para garantizar que no se olvide nada importante durante el día y que pueda afectar en la organización y/o gestión de una clínica médica.

Además, garantizan que todas las tareas se cumplen de una forma organizada.

¿Cuáles son los beneficios de los checklists en una clínica médica?

Los checklists de comprobación en una clínica médica son esenciales para supervisar la realización de las tareas diarias / semanales / mensuales dentro de una clínica médica, lo que nos beneficia en:

  • Ayudan a mantener la organización, pues proporcionan los detalles de cada paso de un proceso.

  • Contribuyen con la motivación de los colaboradores, ya que al finalizar cada una de las tareas el cerebro lo considera como una pequeña conquista, lo que libera dopamina y proporciona satisfacción.

  • Favorecen la delegación de tareas, dado que proporciona más confianza tanto para quien las delega como para quien las tiene que hacer.

  • Mejoran la productividad, una vez que, al seguir una lista, es posible optimizar el tiempo para cada tarea, permitiendo realizar muchas otras cosas.

  • Crea una rutina de trabajo, lo que hace que con el paso del tiempo los trabajos se realicen de forma sistemática.

  • Fomentan la creatividad, pues, al no tener que recordar los pasos importantes para realizar un proceso, es posible liberar la mente para tareas que requieren ser más creativos.

  • Colaboran con la reducción de errores, puesto que con todo listado es mucho más difícil equivocarse.

¿Cuáles son los tipos de checklists?

Los checlist de comprobación que se suelen usar en la gestión del día a día de una clínica médica son:

  • Checklist de tareas.- Son listas de comprobación en la que se relacionan todas las tareas que se han de realizar y su periodicidad serán en función de la obligatoriedad de la tarea.

  • Checklist de procesos.- Son las listas de comprobación sobre la cual se confirma la realización de un proceso así como en el orden establecido para ello.

  • Checklist de cumplimiento.- Son listas de comprobación en las que se registra el cumplimiento de un protocolo o sistematización de una tarea, para saber el grado de cumplimiento de la misma.

¿Cómo crear un checklist?

Para ayudarte a crear un checklist que proporcione los resultados esperados puedes seguir los siguientes pasos:

  1. Define lo que será verificado antes de empezar.

  2. Determina con qué frecuencia y en qué momentos se utilizará.

  3. Crea las etapas en que el checklist será aplicado.

  4. Especifica quiénes serán los responsables de efectuar el chequeo.

  5. Haz una prueba para ver si no falta nada o si hay algo que se pueda optimizar.

En definitiva, disponer de checklist de comprobación en una clínica médica contribuye a la buena gestión de clínica, así como repercute en la organización del trabajo, del equipo e impacta directamente en la Experiencia de tu paciente.

En INCLINIC contamos con herramientas de checklist Online, para que todo tu equipo acceda a ellos desde cualquier dispositivo móvil, y favorecer su realización. Y tú puedas comprobar su realización desde cualquier lugar incluso fuera de la clínica.

Y tú… ¿Cuáles checklist de comprobación tienes instaurados en tu clínica médica?

🔔 Si quieres tener un equipo coordinado y que todas las tareas se realicen en tiempo, para brindar la mejor experiencia a tu paciente;  contacta con nosotros, cuéntanos tu caso concreto y te asesoraremos en la mejor forma de optimizar tu clínica médica.

LA ORGANIZACIÓN DE AGENDAS MÉDICAS EN TU CLÍNICA MÉDICA

La organización de las agendas es un punto clave en el buen desarrollo en la gestión de una clínica médica.

Son muchos los aspectos a tener en cuenta para la buena organización y desarrollo de una clínica médica, aunque solo hay que tenerlos muy presentes en el día a día, y definir la mejor estrategia para ellos. Una vez definida y establecida, la organización y el desarrollo irá sobre ruedas.

Uno de los aspectos claves es la organización de las agendas médicas y/o de especialidades; tenerlas controladas y organizadas nos permitirá desarrollar nuestro negocio. Para ello hay que conocer en profundidad el funcionamiento y la estrategia que ofrece el software de clínica, el cuál nos permitirá aplicar nuestra estrategia de desarrollo.

Desde INCLINIC te damos algunos consejos básicos:

📋 Observa el balanceo de actos médicos en una agenda, es el motor de ingresos del día.


📋 Observa cómo se distribuyen en la actualidad y cómo concuerdan con los gabinetes y/o salas que tengas en tu clínica médica.


📋 Realiza análisis de flujos de pacientes en la clínica, esto determinará qué franjas horarias son las que más volumen presentan y cuáles son las que menos.


📋 Querer tener el máximo aprovechamiento de las horas del personal especialista, hace no desarrollar sus agendas. Hay que apostar para recoger.


📋 Ten en cuenta las necesidades de tus pacientes así como sus demandas.

Y tú… ¿Qué estrategia sobre las agendas tienes definida para el desarrollo de tu clínica médica? ¿Conoces todo el potencial que ofrece tu software de gestión de clínica para aprovecharlo al máximo estableciendo las estrategias que ofrece?

📌Contacta con nosotros y cuéntanos tu caso concreto; te asesoraremos para identificar los puntos más importantes sobre los que analizar y hacer evolucionar tu clínica.

KPIs: El mapa de la buena gestión de una clínica médica.

Para dirigir una clínica hacia buen puerto, hacen falta herramientas que indiquen si está en el camino correcto.

En un entorno tan cambiante y complejo como el actual es necesario comparar periódicamente los resultados obtenidos en relación a los fijados, esto permitirá averiguar si existen desviaciones negativas para poder reaccionar a tiempo.

En este sentido, se utilizan los KPIs. Un KPI es un acrónimo formado por las iniciales de los términos: Key Performance Indicator, que se traduce como indicador clave de desempeño o indicadores de gestión.

Los KPIs son métricas que ayudan a identificar el rendimiento de una determinada acción o estrategia. En el caso de clínica de medicina estética, se enfocarán a aquellos aspectos relativos al desempeño que resulten claves para lograr el éxito de la misma.

Estas unidades de medida indican el  nivel de desempeño en base a los objetivos que se han fijado con anterioridad.

Características que debe tener un KPI

Deben cumplir las mismas características que los objetivos de la estrategia, habitualmente se asocian a las que responden a las siglas SMART:

  1. Específicos (Specific): Han de ser específicos y concretos.

  2. Medibles (Measurable): Como su propia definición implica.

  3. Alcanzable (Achievable):Los objetivos planteados a la hora de establecer los KPIs tienen que ser creíbles, realistas y alcanzables.

  4. Relevante (Relevant): En ocasiones el exceso de información puede ser un problema y contamos con muchos KPIs donde elegir pero solo unos pocos nos dan información de interés.

  5. A tiempo (Timely): En el sentido de que debe poder hacerse un seguimiento en el tiempo. Deben ajustarse a unos plazos de tiempo razonables. Por ejemplo, si el objetivo es aumentar las ventas en un 15 % en el primer trimestre del año no se puede usar como KPI el número de ventas anuales.

Es importante que:

    1. Los datos de los que dependen los KPIs sean consistentes y correctos.

    2. Estos datos estén disponibles a tiempo.

KPIS más importantes en la gestión de una clínica médica

En la gestión de una clínica médica hay una seria de preguntas que hay que realizar para saber qué aprovechamiento comercial tiene. Si hacemos la comparativa en la medición de los KPIs, con una buen diagnóstico médico, la anamnesis es fundamental para una buen diagnóstico. Por ello la necesidad de conocer los KPIs de aprovechamiento comercial, para saber en qué situación se encuentra una clínica médica y qué medidas tomar para su optimización.

A continuación vamos a detallar los principales KPIs que se deben manejar en una clínica médica:

# primeras consultas: Número de primeras consultas que genera la clínica con las distintas acciones de captación que tiene puesta en marcha.

% PN: % de pacientes nuevos agendados que NO acuden a su cita programada.

% Conversión pacientes nuevos: % de pacientes nuevos que se quedan en la clínica, respecto al total de primeras consultas realizadas.

% conversión de pto aceptados: % de presupuestos aceptados que conseguimos captar respecto al total de presupuestos entregados.

Presupuestado medio: Media en € de todos los presupuestos entregados en las primeras consultas.

Ticket medio de venta: Cantidad media en € que los nuevos pacientes se gastan en la clínica.

¿Qué nos aporta cada KPI?

Los KPIs en sí son números los cuales en base a sus medidas nos aportan su valor para lo que fueron diseñados.

Veamos qué aporta cada KPIs que hemos visto anteriormente en la gestión de una clínica médica:

# primeras consultas: Nos indica si el volumen de primeras consultas captado es el optimo para conseguir buenos niveles de facturación.

% PN: Este KPI nos aporta el correcto funcionamiento de nuestra recepción en cuanto a la gestión comercial de las primeras consultas.

% Conversión pacientes nuevos: Saber cuánto de efectivo es nuestro proceso comercial es fundamental, por ello la importancia de conocer este KPIs.

% conversión de pto aceptados: En una clínica médica no todo son los pacientes nuevos, por ello saber qué cantidad de presupuestos entregados se convierten en ventas en fundamental para controlar el aprovechamiento del volumen de oportunidades de ventas que se tenga.

Presupuestado medio: Conocer el valor por el que presupuestamos en una clínica médica, no indica si los tratamientos que se están realizando los pacientes, son tratamientos integrales o simplemente tratamientos de algo concreto. Ofrecer tratamientos integrales a los pacientes aporta un valor diferencial muy alto respecto a otras clínicas.

Ticket medio de venta: Conocer cuánto se gastan los pacientes en una clínica, indica el potencial de crecimiento que tiene la clínica y sus pacientes.

Todos estos KPIs son fundamentales para medir el buen desarrollo de la clínica, así como saber el nivel de aprovechamiento de pacientes en relación a las campañas de captación que una clínica médica tenga puesta en marcha.

Si quieres saber el aprovechamiento comercial que tiene tu clínica, además de saber cómo optimizarlos, es el momento de pasar a la acción. Contacta con nosotros y te analizaremos tu situación, así como te daremos las indicaciones oportunas para el mejor aprovechamiento de pacientes.

AUDITORÍA DE CLÍNICA

Seguramente que en algún momento te has preguntado: “¿Por qué hay clínicas que funcionan mejor que la mía?” Si esto es así, es el momento de plantearte dar un giro en la gestión de tu clínica médica y dejarte asesorar.

La gestión de una clínica médica es muy compleja y va más allá del puro acto médico del tratamiento del paciente. Personal, pacientes, agendas, proveedores, nuevas tendencias y tecnologías, equipo de doctores, etc… En este artículo te contamos qué podemos hacer por ti y tu clínica médica desde INCLINIC Healthcare Consulting.

Hoy en día hay multitud de cursos, master class y profesionales que en el ámbito de la gestión se quedan en lo que se ve, y realmente lo que hace complicado la gestión de una clínica médica es sumergirse en los entresijos para dar respuesta a los problemas desde el “back stage”. Como buen director de escena, al cual nunca se le ve, pero que todo sale a la perfección. De eso se trata de conocer el negocio al 100%, y saber qué puede estar pasando para que desemboque en lo que se ve, pero que realmente lo importante a solucionar es aquello que no se ve (lo que está provocando aquello que afecta directamente a tu equipo y tu paciente).

Para ello realizamos una Auditoría de clínica a través de la cual profundizamos en el desarrollo, organización, estructura, costes… de una clínica para detectar aquellas áreas suceptibles de mejora, proponiendo las mejores acciones a poner en marcha para revertir las situaciones.

En INCLINIC analizamos 3 grandes áreas para OPTIMIZAR el día a día una clínica médica:

  1. Operacional

  2. Comercial

  3. Marketing

Como se puede apreciar en la imagen, las 3 áreas se conectan entre sí, ya que una sin la otra afectaría a la calidad de la gestión y por ello afectaría directamente a tu paciente.

1.     Área Operacional, a través de la cual se dota de organización y estructura a la clínica, para que todo vaya sobre ruedas, agilizando los procesos.

2.     Área Comercial, tan importante como la anterior, para hacer crecer a la clínica en pacientes y en ventas, lo cual se consigue con una gestión eficiente.

3.     Área Marketing, motor de la clínica en generación de pacientes o fidelizando los actuales. La combinación perfecta para tener un up-selling y Cross-selling perfecto en tu clínica.

El análisis más exhaustivo

Nuestra metodología de Auditoría, la cual la basamos en la metodología GEMBA, está basada en bajarnos al terreno para identificar las grandes oportunidades de mejora. Nosotros no nos quedamos en el análisis de datos e información aportada; un consultor de INCLINIC visitará tu clínica y tras varios días de inmersión en el negocio y trabajar codo con codo con cada uno de tus colaboradores, analizará y detectará las áreas de mejora desde el propio terreno de acción con los pacientes.

El objetivo principal

Nuestro objetivo es que con la auditoría de clínica tengas un análisis exhaustivo de las oportunidades de mejora que presenta tu clínica, y a partir de ahí construir el plan de acción específico y personalizado que lleva a la consecución de los objetivos planteados.

Dotarás a tu clínica de:

  • Estructura y organización necesaria que la haga disponer de unos procesos ágiles de gestión.

  • Dispondrás de un proceso comercial altamente efectivo que enamore a tu paciente, optimizando la gestión y haga crecer las ventas.

  • Dispondrás de las acciones necesarias para vender más a más pacientes y potenciar tus especialidades entre los pacientes actuales.

Pero sobre todo, conseguirás ese objetivo que en algún momento te has planteado con tu clínica, que te haga mejorar la calidad de vida y puedas disfrutar de tu clínica y tus pacientes. 

¿Cuándo debes contratar nuestra Auditoría para tu clínica?

Nuestra auditoría es el comienzo de esa nueva etapa en tu clínica, que siempre has soñado….. es pasar de un negocio “pequeño” a un “negocio de ÉXITO. A través de la cual podrás disponer de la información exacta y rigurosa, así como de un plan de acción específico para conseguir optimizar tu clínica mejorando todas aquellas áreas que se detecten.

¿Quieres convertir tu clínica en un negocio de ÉXITO?

Contacta con nosotros y cuéntanos tu caso concreto, te asesoraremos en todas las dudas que puedas tener para Optimizar tu clínica médica.

 jorgeluis.lorenzo@in-clinic.es

+34 646 467 609