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CÓMO SOLUCIONAR ALGUNOS ERRORES DE GESTIÓN COMUNES EN LAS CLÍNICAS MÉDICAS

CÓMO SOLUCIONAR ALGUNOS ERRORES COMUNES DE GESTIÓN EN LAS CLÍNICAS MÉDICAS

El día a día nos lleva a no tener en cuenta algunos aspectos importantes en la gestión de una clínica médica y que impactan directamente en la experiencia de tus pacientes. 

Desde INCLINIC, te contamos algunos de ellos y cómo ponerles fácil solución: 

1.- Tener un personal desmotivado: Descuidar el bienestar del equipo. 

Acción: Motivar al personal y reconocer el valor que tienen dentro de la empresa es parte de la solución.  

2.- No responder a las llamadas: Si no hay respuesta, el paciente terminará en la competencia. 

Acción: Para solucionarlo, se deben habilitar herramientas que hagan más fácil el contacto, por ejemplo, agendar cita on line. 

3.- Largas esperas: Nadie quiere que le hagan esperar.

Acción: La solución es sencilla, automatizar tareas repetitivas, llamar a los pacientes para recordar los detalles de una cita. 

4.- Guardar documentos sensibles en papel: Tener información de pacientes de forma que no cumpla con el Reglamento General de Protección de Datos 

Acción: Es necesario implantar un software que se ajuste a la normativa y asegurar los datos del paciente. 

5.- No recuperar a pacientes antiguos: Nos enfocamos a captar pacientes nuevos. 

Acción: Realizar campañas por email o SMS recordando la importancia de un control rutinario. 

 

En INCLINIC Healthcare Consulting ayudamos a las Clínicas Médicas a ser mucho más productivas; haciéndolas crecer en pacientes y en rentabilidad.

 

¿Eres de los que piensa que a tu clínica médica se puede optimizar mucho más haciéndola más rentable y productiva? Contacta con nosotros y cuéntanos tu caso concreto para poder ayudarte.

 

¿Hablamos?

LA DIGITALIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE CLÍNICAS MÉDICAS

LA DIGITALIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE CLÍNICAS MÉDICAS

En una clínica médica es fundamental tener una planificación estratégica de lo que está ligado a la digitalización de los procesos en la atención del paciente.

🔊 Desde INCLINIC, te contamos cuáles son esas áreas principales de gestión de tu clínica médica que deberían estar digitalizadas: 

  • Gestión de pacientes
  • Gestión de documentación médica
  • Gestión administrativa y financiera 

Por la importancia de estas áreas, la digitalización es fundamental en el éxito de la gestión integral

Citas y recepción de pacientes en la gestión de clínicas: Ofrecer agilidad e inmediatez, habilitando diversos canales. 

Digitalización de la documentación: Esto permite que el almacenamiento, la consulta y la protección de datos sea cada vez más sencillos y seguros.

Gestión administrativa y financiera dentro tu clínica médica: Para ello hay que contar con un software de gestión médica que permite que esas tareas sean más sencillas, rápidas y de forma coordinada.

En INCLINIC Healthcare Consulting ayudamos a las Clínicas Médicas a ser mucho más productivas; haciéndolas crecer en pacientes y en rentabilidad. Porque sabemos que la digitalización conlleva a unos procesos ágiles, una gestión eficiente y a una optimización de los recursos.

¿Eres de los que piensa que a tu clínica médica se puede optimizar mucho más haciéndola más rentable y productiva? 

Contacta con nosotros y te contamos todo lo necesario en base a tus necesidades concretas.

LOS SÍNTOMAS DE UNA CLÍNICA MÉDICA INEFICIENTE

LOS SÍNTOMAS DE UNA CLÍNICA MÉDICA INEFICIENTE

¿CÓMO TRATARLOS?    ¿SU MEDICACIÓN?

 

INTUIR LOS DATOS

La intuición nos puede llevar a veces a resultados positivos y otras a resultados negativos, ya que no está basada en conocimientos ciertos basados en datos y/o hechos contrastados.

Dejar en manos de la intuición la toma de decisiones en la gestión de tu clínica médica es como lanzar una moneda al aire y jugarse a “Cara o Cruz” las acciones a tomar frente a una situación sin haberla analizado y contrastado antes sobre datos reales.

Si sumamos a la intuición el análisis correcto de los datos, se traduce en la toma de decisiones correctas, reducción de costes y desarrollo de las áreas de oportunidad, sin importar el giro o el tamaño de la empresa.

Un 73% de las clínicas médicas trabajan bajo la intuición de los resultados obviando la medición y análisis de los datos.

OPERATIVA COMERCIAL NO MEDIDA

Todo lo que se puede medir se puede mejorar. Esta es una afirmación muy útil para seguir.

Este antiguo principio es muy usado para mejorar la productividad en una organización. Por lo que se hace necesario que se tenga consciencia del nivel de productividad de los empleados y saber qué está pasando en la compañía.
Ahí es donde radica la importancia de medir los datos, justamente para saber qué resultados se obtienen en el transcurso de cualquier actividad que se realiza.

La medición de datos en definitiva, será la clave para conocer los niveles de productividad, los cuales será necesario compartir con los trabajadores para que estos conozcan su eficiencia en el trabajo.
Y no solo eso, también los ayudará a delinear las acciones para aprovechar al máximo su tiempo de trabajo, centrarse en las tareas más importantes, y optimizar los recursos con los que cuentan para conseguir los objetivos iniciales.

EL 63% de las clínicas médicas que tiene una operática comercial medida, consigue sus objetivos y toman acciones correctoras sobre sus desviaciones para alcanzar sus metas.

GESTIÓN INEFICAZ DE AGENDA MÉDICA

Muchos piensan que el Software de gestión de la clínica médica que se utiliza se debe amoldar a la actividad de la clínica. Y debe ser justo al revés. En él reside la organización y estructura del buen desarrollo de la gestión del día a día de la clínica médica. En él radica la base de toda organización y aporta organización en el equipo, la cual repercute en tu equipo, profesionales médicos y sobre todo en tu paciente.

Tener las agendas médicas bien definidas y organizadas, dando cobertura a todas las especialidades médicas así como en todos las jornadas disponibles, hace tener unos flujos de pacientes ordenados y escalonados, evitando picos de alto y bajo volumen de pacientes en la clínica médica.

El 70% de las clínicas médicas no tienen una buena organización de agendas médicas, retrasando la citación de pacientes y ralentizando la producción de los tratamientos.

Una correcta gestión de agenda incrementa la captación de nuevos pacientes y aumenta en 3 puntos el NPS en la Experiencia del Paciente.

TIEMPOS DE CITACIÓN ALARGADOS EN EL TIEMPO

Echas un vistazo a las agendas médicas de tu clínica médica y ves que tienes máxima ocupación en ellas por un periodo de 3 o 4 semanas, por lo que ves garantizada la producción de tus servicios en ese tiempo. Aunque cuando llegan esos días, la realidad es otra distinta, empiezan a aparecer huecos en agendas bien por cancelaciones de cita o pacientes que no se presentan a sus citas.

Esto es lo más habitual al tener las agendas médicas saturadas por un periodo de tiempo largo, además de tener que posponer tratamientos por imposibilidad de tener huecos libres en las agendas en tiempos tempranos. Normalmente se suele hacer huecos forzados a aquellos pacientes que muestran dificultades para su disponibilidad con lo que conlleva la el forzado de citas en una agenda completa… retrasos en la agenda, jornadas de trabajo más largas y cansadas de lo normal por intentar dar cobertura a esos pacientes en tiempos ocupados o fuera de jornada laboral.

El 86% de las clínicas médicas que realizan una buena correcta gestión de las agendas reducen su tiempo de citación entre 12 y 10 días, aumentando la captación de pacientes.

Ofrecer disponibilidad de agenda que se adecue a las necesidades del paciente / cliente aumenta en el 97% los pacientes que acuden a su cita, y reduce en un 90% las cancelaciones de última hora.

FALTA DE APROVECHAMIENTO DE GABINETES MÉDICOS

¿Te has parado a analizar que productividad que tienen los gabinetes médicos de tu clínica? ¿Sabes cuál es el nivel de aprovechamiento de los gabinetes médicos de tu clínica?

Disponer de huecos libres en las agendas de los profesionales de tu clínica médica, o disponer de jornadas enteras algunos gabinetes médicos sin utilizar, hace disminuir la rentabilidad de la clínica, y no estar sacando el máximo beneficio a las infraestructuras de la clínica.

Un correcto aprovechamiento de los gabinetes médicos de la clínica hace aumentar en 7 puntos la rentabilidad de la clínica.

Una buena gestión de agendas y una correcta programación de las mismas, en base a la afluencia de pacientes, hace aumentar la productividad de los gabinetes médicos, favoreciendo los flujos de pacientes en la clínica, disminuyendo las cancelaciones de citas por demoras en los tiempos de citación, e indirectamente impacta en la satisfacción de tus profesionales médicos y en la experiencia de tu paciente.

En INCLINIC Healthcare Consulting ayudamos a las Clínicas Médicas a ser mucho más productivas; haciéndolas crecer en pacientes y en rentabilidad.

¿Eres de los que piensa que a tu clínica médica se puede optimizar mucho más haciéndola más rentable y productiva? Contacta con nosotros y cuéntanos tu caso concreto para poder ayudarte.

¿Hablamos?

GUIA PARA POTENCIAR TU CLÍNICA MÉDICA

Son muchos los factores para tener en cuenta a la hora de lograr sacar el máximo provecho a tu clínica médica. A continuación, te presentamos algunos de estos factores que pueden ser de gran ayuda para lograr tus objetivos.

💡 INVERTIR EN EL EQUIPO MÉDICO Y DE ESPECIALISTAS. 

Una pregunta que se suelen hacer los directores o propietarios de clínicas médicas es acerca de la conveniencia o no de invertir en el equipo médico. Pues bien, algunas razones por las cuales resulta conveniente invertir en la visibilidad del equipo médico y de especialistas de tu clínica médica son: 

a.- Los pacientes suelen buscar al médico o al especialista antes que a la clínica médica: Recuerda que, si bien el prestigio o renombre de la clínica médica es importante, el paciente cuando necesita los servicios médicos, primero busca al profesional o especialista, bien sea por recomendación, reseñas de internet o cercanía, así que es el médico en principio quien atrae a los pacientes. Recuerda la importancia de tener actualizado tu cuadro médico describiendo los servicios que ofrece cada uno de los facultativos. 

b.- Si dentro del equipo médico cuentas con alguien de máximo prestigio, úsalo a tu favor: Ojo, no se trata de favorecer más a un médico que a otro, pero,  en estos casos son los pacientes quienes han catapultado a ese especialista a la cima y lo que debes hacer es lograr que ese médico recomiende a otros miembros del equipo de médicos o especialistas, así como aprovechar la  capacidad de ese médico para conectar con el paciente y hacerlo parte de la comunicación publicitaria de tu clínica médica, por ejemplo en las redes sociales. 

c.- Ofrece herramientas adecuadas para que el trabajo sea óptimo: Invertir en el equipo va más allá de formación o incentivos, en este caso se trata de dotarlo de herramientas útiles, que les permita desarrollar su labor con eficacia, lo que se verá reflejado en el alcance de los objetivos. 

d.- Gran parte del prestigio de la clínica médica depende del prestigio del médico o especialista: una clínica no se construye por sus instalaciones, sino por sus especialistas. Y la reputación de esta es una combinación del renombre con el que cuenta por sí sola más las opiniones de los pacientes sobre sus especialistas.

En este caso, es ideal que las opiniones de los especialistas se manejen como parte de las opiniones de la clínica. Así como es beneficioso contar con una estrella en el equipo cuyas buenas opiniones atraigan y retengan a los pacientes; es igual de peligroso no gestionar las opiniones negativas por pensar que únicamente van dirigidas al médico en cuestión, la realidad es que impactan la reputación del resto del equipo y del total de la clínica.

Al igual que la razón anterior, lo ideal es ser dueño de todas las opiniones dejadas a los especialistas, pues ya vimos que no solo hablan por éste, sino por toda la clínica. Busca una herramienta que te permita quedarte con estas opiniones, incluso si los especialistas dejan la clínica, al final, fuiste tú quién tuvo el acierto de contratarlos y conservarlos como parte de tu equipo.

💡 VISIBILIDAD ONLINE: Deja tu huella digital. 

La huella digital en internet se logra con el uso precisamente de internet, a través de nuestra dirección IP, usuarios contraseñas, tipo de navegador, ubicación geográfica y una más y no menos importante la llamada reputación online, la cual se da cuando otras personas mencionan el nombre de tu clínica médica en una red social foro.

Los aspectos públicos de tu huella digital y el boca a boca de otros en la red, son los elementos fundamentales de la reputación online. Si deseas tener un control efectivo sobre aquello que se dice, cómo se dice y cuándo se dice sobre tu clínica médica, es tener presencia en las plataformas donde se dan estas conversaciones o interacciones. Recuerda que tu huella digital es la que te va a permitir hacer anuncios a pacientes potenciales a través de las redes sociales. 

Las distintas plataformas van a usar toda la información recopilada en tu huella digital y por ejemplo en caso de una campaña publicitaria digital, la asociará a usuarios que al igual que tu han dejado su huella digital e identificará a aquellos que están buscando lo que tu clínica médica ofrece mostrándoles anuncios de tus servicios. 

Recuerda que para tener mayor control de tu huella digital necesitas:

a.- Estar presente en los canales de tus pacientes.

b.- Crea una estrategia digital.

c.- Administra bien todas las cuentas de tu clínica médica

💡 LA COMUNICACIÓN COMO CLAVE PARA MEJORAR LA EXPERIENCIA DEL PACIENTE. 

La atención médica ahora tiene un nuevo enfoque, el cual es poner al paciente en el centro del tratamiento, priorizando sus necesidades y haciéndolo partícipe de todo el proceso de su atención. La comunicación entre el profesional médico y el paciente es clave no solo para el tratamiento sino también para la fidelización y experiencia del paciente. 

Hoy en día debemos buscar ese elemento diferenciador a la hora de interactuar con tu paciente, es por ello que se debe intentar anticiparse a sus necesidades, para lo que nos es muy útil la tecnología y los procesos de automatización y comunicación de salud multicanal, así podrás llegar a tu paciente en cualquier momento durante la etapa de su experiencia en tu clínica médica.. 

Sin duda hoy, el mensaje de texto o SMS es una de las herramientas más eficaces para lograr este cometido, a través de esta herramienta se pueden cubrir varios tipos de comunicaciones que pueden resultar poco significativas, pero para al paciente le da seguridad, valor e importancia. A través de este sistema se pueden cubrir comunicaciones como: 

a.- Recordatorio de citas: esto mejora notablemente la asistencia de los pacientes a sus citas y más si existe la posibilidad de cancelar o reprogramar la cita.  

b.- Envío de instrucciones, recomendaciones, preparaciones: Enviar los detalles del servicio, del cómo se debe acudir a la cita o procedimiento o lo que debe hacer después de recibir el servicio, reducirá notablemente el trabajo del equipo en estas tareas y a demás involucrará al paciente en el proceso, que para muchos a veces es incierto y poco claro, pero cuando se le da información todo el proceso suele ser más sencillo. 

c.- Cuestionarios previos a la cita: En este caso es útil por ejemplo si se requiere consentimiento informado o datos respecto al COVID, que harán que la recepción esté menos congestionada y se haga más eficaz el trabajo. 

d.- Informar sobre retrasos: Informar al paciente si hay algún tipo de retraso en la consulta evita tiempos prolongados de espera y mejora su satisfacción.

e.- Reprogramación de citas: Existen muchos software que ofrecen la posibilidad de crear lista de espera, enviando alertas a los pacientes sobre la posibilidad de adelantar su cita, lo que ayuda a que se reduzcan los espacios vacíos en las agendas de los especialistas y aumentan la satisfacción el paciente. 

f.- Enviar cuestionario de satisfacción: Esta es la oportunidad del paciente para compartir su experiencia en nuestra clínica médica, esto permite identificar por un lado los puntos fuertes y aquellos en los que debemos trabajar para mejorar. 

g.- Campañas de comunicación: Estas pueden ser utilizadas para dar a conocer nuevos servicios, promociones, motivar al paciente en la prevención, esto los mantiene informados y puede lograr que algunos de nuestros antiguos pacientes que hace tiempo no nos visitan vuelvan.  

💡 PREPARAR TU CLÍNICA MÉDICA PARA EL FUTURO DE LA SALUD QUE ESTÁ AQUÍ. 

La tecnología es quizás el elemento más importante en una gestión más eficiente y preventiva en las clínicas médicas, pero no podemos olvidar que el paciente actual busca un servicio eficiente, cercano y rápido, por lo que la suma de estos dos componentes nos trae un nuevo modelo de paciente. 

Se trata del Paciente 360: Hoy en día el paciente está en el centro del negocio de una clínica médica, es un paciente que como cliente tiene sus necesidades, sus inquietudes y sus miedos, pero a la vez tiene el poder de decisión de dónde realizarse su tratamiento: Lugar dónde le satisfagan todas sus necesidades más allá de las médicas. Un paciente busca mucho más allá del resultado del tratamiento que está solicitando, va demandando que se adapten a sus necesidades,pueda encontrar todo lo que necesite.

Es por ello que adaptar tu clínica médica a las nuevas tecnologías usadas y demandadas por tus pacientes te hará ser mucho más accesible y adaptable a sus necesidades.

En INCLINIC Healthcare Consulting estaremos en cantados de conocer tu caso concreto para Optimizar el día a día de tu clínica médica, haciendola crecer en pacientes y en rentabilidad.